A partir do uso de soluções sustentáveis e escaláveis, administrações governamentais em todo o Brasil têm promovido mudanças de grande impacto, agregando resultados incríveis ao modernizar as rotinas com novos mecanismos. A prefeitura de Americana (SP) é um exemplo de sucesso, tendo economizado cerca de R$  3,8 milhões em impressões (uma estimativa de 3800 árvores que deixaram de ser cortadas) em apenas 20 meses de implantação da plataforma “Americana Digital”, desenvolvida em conjunto com a empresa 1Doc – líder em trabalhos com digitalização de gestões públicas.

O investimento na transformação digital foi impulsionado pela necessidade de responder às aspirações da população por serviços melhores e trabalhar iniciativas para conseguir superar desafios como a morosidade das tratativas, as longas filas de espera e a deficiência e má organização de dados e protocolos. Graças à ferramenta online, a Central de Atendimento atualmente recebe cerca 35.000 acessos mensais e gerou mais de 150.000 documentos digitais em 2021, entre Protocolos, Atendimento SAC e outras interações.

“Por meio de planejamentos e estratégias digitais personalizadas, conseguimos criar uma base de atendimento que funciona 24h por dia, com mais de 102 mil usuários cadastrados. Um marco que facilitou pedidos de isenção de IPTU durante a pandemia, saltando de 2937  em 2020 para mais de 4.200 em 2021. Além disso, a declaração de bens dos servidores agora conta com a gestão de documentos automatizados, sem necessidade de cópias físicas e confirmações manuais. Todos os processos de análise e aprovação de projetos e licenciamentos de obras, sanitários ou ambientais também se tornaram digitais e puderam ser ampliados e melhorados “, explica Jeferson de Castilhos, Fundador da 1Doc.

A prefeitura ainda pode inserir credenciais digitais para vagas especiais, com prazo de emissão reduzido de 15 para 5 dias. O cidadão agora tem a possibilidade de solicitar a validação por código QR Code, sem precisar se deslocar. Um projeto que garante mais segurança da autenticidade e veracidade do documento, além da facilidade e agilidade para a emissão e retirada da credencial.

Outro benefício do “Americana Digital” foi ter promovido a integração da Prefeitura com a Câmara Municipal, permitindo a tramitação online das proposições legislativas, agilizando o recebimento de documentos, demandas e as respostas aos cidadãos. O processo virtual ainda funciona com maior transparência, permitindo o acesso a relatórios e consultas de forma rápida e prática.

Transformação digital tem agregado excelentes resultados a outras administrações

“Através da extinção do uso de papel na administração pública e da gestão de documentos em nuvem, a digitalização dos serviços no setor público gera uma redução muito significativa no tempo das tratativas internas, ampliando a eficiência e transparência, o alcance e o aprimoramento da qualidade dos serviços prestados à população. Outro efeito benéfico é a grande economia de recursos humanos, financeiros e ambientais, que impulsionam o crescimento da produtividade e a redução de gastos com impressões, que chegam a milhares de reais ao ano”, reforça Castilhos.

Um dos exemplos de destaque é o caso da prefeitura de Caruaru (PE), que conseguiu driblar as dificuldades e ampliar o atendimento através do “Caruaru Digital”, projeto feito em parceria com a 1Doc. O processo de digitalização que começou em maio de 2020 já reduziu 94% dos gastos, que eram de 500 mil ao ano e passaram a ser de 29 mil reais. O tempo das tratativas foi diminuído em mais de 70%, podendo os cidadãos abrirem suas solicitações de onde e quando quiserem, sendo notificados, automaticamente, em cada etapa do processo.

“AjuInteligente”, uma plataforma da prefeitura de Aracaju (SE) lançada durante a pandemia para atender as demandas da população, também faz parte dos projetos desenvolvidos pela 1Doc. Nesse espaço, cidadãos puderam solicitar a entrega de exames de Covid-19 (mais de 7139 resultados entregues no primeiro trimestre de 2021), e acessar serviços diversos. Tudo com extravios e tramitação entre setores reduzidos, diminuindo tempo de espera.

Em meio ao grande número de infectados pela Covid-19 em 2020, a prefeitura de Juiz de Fora (MG) implementou o “Prefeitura Ágil”, conseguindo suprir a ausência do atendimento presencial e ampliar os serviços prestados, contando com o auxílio das soluções da 1Doc. O número de usuários foi record. Em 2019 havia 40 mil protocolos abertos. Em 2020, foram 58 mil pedidos, todos canalizados e regularizados. A arrecadação da prefeitura também conseguiu aumentar, sendo superior em 2021 aos últimos 6 anos, somente em número de CBI.

Para Castilhos, a digitalização de serviços públicos na pandemia se mostrou não apenas como uma alternativa momentânea, mas uma necessidade da qual a esfera pública municipal se encaixa como uma das principais beneficiárias. Isto porque são responsáveis pela maior parte dos serviços utilizados pelos cidadãos nos setores essenciais, sendo também potentes ferramentas de articulação social, política, cultural e econômica. “Uma ótima oportunidade para promover uma gestão pública de excelência, com grande capital político, unida a princípios importantes, como a preservação e ampliação da cidadania, tecnologia e inovação e economia verde”, finaliza Jeferson.