Data room- As empresas utilizam cada vez mais salas de dados virtuais para armazenar de forma segura e partilhar de forma produtiva informações sensíveis e confidenciais durante grandes transações corporativas, como fusões, aquisições e financiamentos, e para gerir informações para apoiar claramente as necessidades comerciais do dia-a-dia.

Com o aumento do crime cibernético, a segurança da informação é uma prioridade máxima para as organizações, pois elas consideram cuidadosamente como proteger informações confidenciais contra vazamentos de dados, visualização e download não autorizados e ataques externos maliciosos. As empresas sabem que os seus serviços de dados proporcionam o elevado nível de segurança de que necessitam. Você não precisa mais correr o risco de usar sistemas públicos de compartilhamento de arquivos, armazenamento de documentos ou recursos de e-mail (envio de informações confidenciais por e-mail). As salas de dados virtuais modernas contribuem significativamente para:

  • Crescimento e desenvolvimento ativo dos negócios;
  • Aumentar significativamente a probabilidade de realizar transações comerciais bem-sucedidas e aumentar a eficiência dos processos comerciais;
  • Para cada vez mais empresas, as salas de dados virtuais modernas estão a tornar-se um elemento central de muitos processos empresariais.

Portanto, escolher um data room virtual que atenda às atuais necessidades de negócio da sua empresa é uma decisão muito importante. Vamos considerar vários critérios importantes que as empresas devem considerar ao escolher uma data room virtual, leia mais aqui.

Esclareça suas necessidades atuais e objetivos de negócios

O ponto de partida é definir o que sua empresa deseja alcançar com a funcionalidade de data room virtual. As principais prioridades das empresas são garantir a segurança da informação, melhorar a governação corporativa, reforçar a comunicação e interação com investidores e outras partes interessadas, otimizar os processos de gestão documental e facilitar as transações corporativas, como fusões, aquisições e ciclos de financiamento. Uma data room virtual facilita as coisas, mas ao explicar suas necessidades, sua empresa pode se concentrar na escolha de uma data room virtual que atenda aos seus objetivos.

É importante definir cuidadosamente a funcionalidade necessária do VDR

As empresas devem garantir que seus serviços de dados tenham todos os recursos necessários para atender às mais altas necessidades de negócios. Os recursos da sala de dados virtual incluem acesso ao protocolo de autorização. Rastreamento, análise e relatórios de uso. Ferramentas para facilitar o fluxo de documentos. Processo seguro de comunicação entre as partes.

Experiência do fornecedor de VDR

Diferentes setores têm diferentes requisitos em vigor para segurança de documentos, proteção de dados e conformidade. É útil se um provedor de serviços de virtualização de dados tiver experiência relevante no setor em que sua empresa opera e compreender os desafios específicos que sua empresa enfrenta, especialmente ao lidar com dados confidenciais. O conhecimento do setor de um fornecedor provavelmente influenciará o design e a funcionalidade do seu espaço de dados virtual. Portanto, as empresas devem garantir que os recursos atendam às suas necessidades específicas. As empresas reguladas por reguladores como a FCA devem olhar para o espaço de dados para garantir a conformidade dos processos. Isto inclui um registo de auditoria e um histórico de versões de todo o conteúdo enviado às partes interessadas e provas de que informações importantes, como avisos de risco e documentos de política, foram recebidas e lidas.

Dados técnicos do fornecedor

Ao pesquisar uma empresa provedora de serviços de data room virtual, você também deve considerar a experiência do provedor de VDR em desenvolvimento tecnológico. A pesquisa nesta área deve se concentrar no que outras empresas de salas de dados virtuais estão usando e em quais outras experiências o fornecedor tem com soluções seguras de gerenciamento de documentos on-line para dados confidenciais.

Facilidade de operação e manutenção

Nem todos os usuários de data rooms virtuais possuem conhecimento técnico. Portanto, é importante escolher uma opção de VDR que tenha uma interface intuitiva e seja fácil de instalar e usar. Como os usuários precisam de treinamento e suporte, é importante escolher um provedor de data room virtual que inclua instalação, configuração, treinamento e suporte contínuo como padrão. Entrar em contato com o suporte do fornecedor pode ajudar sua empresa a avaliar como lidar com problemas futuros, incluindo detalhes do produto, nível de compreensão do problema e resposta.

Defina um orçamento e preços

O orçamento permite que as empresas meçam a rentabilidade da sala de dados virtual e se concentrem na rentabilidade das operações que ocorrerão na sala de dados virtual. Para isso, as empresas precisam de compreender o seu modelo de preços e os seus principais componentes: capacidade de armazenamento, número de utilizadores, tipos de documentos e funcionalidades que podem ser suportadas. Uma questão importante é como isso é afetado pelas mudanças no ambiente de negócios, como o aumento da produtividade ou o número de usuários. As empresas devem garantir que os modelos de preços sejam transparentes e não incluam serviços adicionais ocultos que possam não ser anunciados no futuro.